امید فخار

روزنوشته های شخصی

امید فخار

روزنوشته های شخصی

امید فخار

مشاور رسانه ای
کارشناس مدیریت تبلیغات
کارشناس شبکه های اجتماعی
مطالعه و پژوهش در حوزه زبان بدن
مطالعه و پژوهش در حوزه بازاریابی اینترنتی

آخرین نظرات

تکنیک های روابط عمومی یک سازمان بخش دوم

يكشنبه, ۲۲ آذر ۱۳۹۴، ۱۰:۴۵ ب.ظ

۱۱- گزارش اداری

          تهیه و تنظیم گزارش اداری از جمله فنونی است که در روابط عمومی کاربرد بسیاری دارد، به گونه‌ای که اکثر امور تحقیقاتی، افکارسنجی، طرحها و اقدامات روابط عمومی می‌تواند در قالب «گزارش اداری» به اطلاع مدیران برسد.

          یک گزارش اداری خوب، امکان آن را به مدیر می‌دهد تا در فرصت اندکی با مهمترین بخشهای گزارش آشنا شود. در تهیه گزارش اداری، برداشتن چهار قدم شامل اندیشیدن در پیرامون موضوع گزارش، تهیه نقشه یا طرح گزارش، گردآوری اطلاعات (تحقیق)، تهیه پیش‌نویس گزارش و کنترل، ضروری است   گزارش نویس باید سعی کند تا گزارش، ویژگیهایی همچون ارایه اطلاعات کافی و واقعی، سبک رسا و مناسب، ایجاز، هدف معین، سازماندهی مناسب و روشن، کوتاهی و سادگی را داشته باشد.

کانال تلگرام امید فخار

          زمانی که می‌خواهید گزارشی را تهیه کنید، دو نکته ضروری را در نظر بگیرید:

١- سازماندهی گزارش: در سازماندهی گزارش، می‌باید به سازماندهی شکل و محتوا تواماً توجه داشت. گزارش اداری از نظر شکل بر سه قسمت تقسیم می‌شود:

الف – بخش مقدماتی، شامل جلد، صفحه عنوان، شناسنامه، پیشگفتار، فهرست مطالب و فهرست ضمایم.

ب – بخش اصلی، شامل مقدمه، متن و نتیجه.

ج – بخش پایانی (مراجعه)، شامل ضمایم، واژه‌نامه، نام و فهرست منابع و مأخذ.

          توجه کنید در مقدمه گزارش، بیان هدف، طرح ضرورتهای تهیه گزارش، بیان شیوه یا شیوه‌های جمع‌آوری اطلاعات، بیان گره‌های ناگشوده و بیان اهداف گزارش لازم است. در متن گزارش اداری نیز بررسی دقیق موضوع بیان سیر تاریخی موضوع، ذکر نکات مثبت گزارش و بیان نکات رها شده در گزارش همراه با ارایه نتایج آن ضرورت دارد.

          اما از نظر محتوایی، گزارش باید وضع مناسبی را داشته باشد. بهترین ابزار برای این کار، گردآوری اطلاعات صحیح از راه شنیدن، دیدن و مطالعه کردن است. یک گزارش خوب از نظر محتوایی باید جامع، منظم، روشن و رسا و در «طرح اهداف» گزارش کارآمد و مبنایی مناسب را برای تصمیم‌گیری مدیریت ارایه بدهد.

          کارشناسان روابط عمومی چهار نوع گزارش اداری را پیوسته تهیه می‌کنند. یک نوع از این گزارشها، «گزارش دوره‌ای» است. منظور از «گزارش دوره‌ای» گزارشی است که حاوی اطلاعات معمولی روزمره هستند و در فاصله‌های زمانی معین تهیه می‌شوند. مثل گزارش ماهانه.

          گونه د یگر از گزارشهای اداری، «گزارش پیشرفت» است. این نوع گزارش برای نشان دادن پیشرفت امور در مواقع لازم تهیه می‌شود و هدف آن، مقایسه پیشرفت امور سازمان با برنامه‌هاست. سومین نوع گزارش اداری، «گزارش آزمایش» است. این نوع گزارش، وضعیت و موقعیت گذشته وفعلی سازمان را تجزیه و تحلیل می‌کند تا براساس آن براساس آینده برنامه‌ریزی شود. بالاخره «گزارش توصیه‌ای» را باید نام برد که بر مبنای سه نوع گزارش قبلی  تهیه می‌شود و شامل توصیه‌های مختلف برای بهبود اجرای برنامه‌های سازمان است. یک توصیه کاربردی بسیار مهم در روابط عمومی برای تهیه گزارش اداری، تهیه «نامه گزارش» است. «نامه گزارش»، وسیله‌ای است که در فرصت اندک، نکات اصلی گزارش را در اختیار مدیر قرار می‌دهد و گزارش را از خطر بی‌توجهی مدیر به سبب کمبود وقت دور می‌سازد.

١٢- تریبون آزاد اعضاء

          «تریبون آزاد اعضاء» یکی از فنون روابط عمومی است که از آن در بخش ارتباطات مردمی بهره‌برداری می‌شود. این تریبون، فرصتی را به دست می‌دهد تا اعضاء فعالانه در یک فضای ارتباطی آزاد درباره موضوعهای مورد نظر با مسئولان سازمان به گفت و شنود بپردازند. در واقع، منظور از تریبون آزاد این است که روابط عمومی ابتدا با صدور اطلاعیه‌ای اعلام می‌کند که تنی چند از مسئولان سازمان (این مسئولان با نام و عنوان شغلی مشخص می‌شوند) در یک روز معین با حضور در اتاق کنفرانس به پرسش‌های نمایندگان اعضاء (یا اعضاء داوطلب) پاسخ می‌دهند. همچنین از اعضاء داوطلب دعوت می‌کند در صورت تمایل، برای حضور در جلسه ثبت نام کنند.

          در روز برگزاری جلسه، پس از حضور مسئولان مورد نظر و اعضاء داوطلب که تعداد آنان براساس زمان جلسه تعیین می‌شود، از بین اعضاء و به رای خود آنان، یکنفر به عنوان دبیر جلسه انتخاب و هدایت جلسه به عهده او گذاشته می‌شود. با انتخاب دبیر، روابط عمومی و هیچیک از مسئولان حق دخالت در برگزاری جلسه را ندارند و دبیر جلسه به ترتیب به کارکنان فرصت می‌دهد تا نظرهای خود را اظهار کنند و هر یک از مسئولان پاسخ لازم را ارایه دهند.

          روابط عمومی می‌تواند افزون بر ضبط تصویری برنامه، محتوای مباحث جلسه را در قالب یک گزارش اداری در اختیار مدیریت قرار دهد. نباید فراموش کرد حتی ضبط برنامه و تهیه گزارش از جلسه باید با کسب اجازه از اعضاء حاضر باشد. ضمن اینکه موضوع جلسه می‌تواند آزاد باشد، یا از طرف اعضاء حاضر مشخص شود و یا روابط عمومی آن را اعلام کند. «تریبون آزاد» آثار مهمی را بویژه از طریق ارتباطات میانفردی در بین کارکنان برجای می‌گذارد و حس توجه و احترام را در آنان تقویت می‌کند و به مسئولان و اعضاء فرصت می‌دهد تا به صورت چهره به چهره در جریان آرا و دیدگاههای یکدیگر قرار گیرند.

 

۱۳- برنامه ریزی برای «رهبران فکری»

          یکی از فنون مهم برای پیشبرد امور روابط عمومی «برنامه‌ریزی برای رهبران فکری» است. منظور از «رهبران فکری» افرادی هستند که نقش محرم و رابط را بین وسایل ارتباط جمعی و مردم بازی می‌کنند. در واقع چرخه پیام از روابط عمومی به مردم به این شکل است که پیام روابط عمومی در اختیار رسانه‌ها قرار می‌گیرد و پیام رسانه‌ها به رهبران یا راهنمایان فکری می‌رسد و در مرحله سوم، رهبران فکری، پیام را میان اطرافیان خود پخش می‌کنند.

          از وظایف مهم روابط عمومی، شناسایی این افراد است، اگرچه شناسایی جملگی این افراد با توجه به گسترده بودن جامعه، وظیفه‌ای دشوار به نظر می‌رسد، با این وصف می‌توان قلمزنان در مطبوعات، نخبگان، صاحبان کسوت، افراد با نفوذ، ریش سفیدان، استادان و شخصیتهای برجسته فرهنگی، مذهبی، ورزشی، سیاسی و اجتماعی را در زمره رهبران فکری قرار داد.

          پس از شناسایی رهبران فکری به ویژه آن گروه از رهبران فکری که از نظر نوع فعالیت و نحوه تفکر، می‌توانند در چرخه پیامرسانی سازمان مؤثر واقع شوند، باید فهرست کاملی از آنان را تهیه کرد. سپس باید ترتیبی داد تا آنان به طور مستمر و منظم تغذیه اطلاعاتی شوند. ارسال نشریات موردی و ادواری سازمان، دعوت از آنان برای حضور در گردهمایی‌ها، جلسات سخنرانی، افتتاحیه‌ها و مراسم، سنجش دیدگاههای آنان و ترتیب دادن جلسات گفت و گو بین مسئولان سازمان با آنان می‌تواند راهکارهایی برای هدایت رهبران فکری باشد.

١٤- انتشار کتاب و کتابچه

          «انتشار کتاب» یک فن رایج در فعالیتهای روابط عمومی است. کتاب از جمله نشریات موردی است که در مواقع ضروری، نسبت به انتشار آن اقدام می‌شود. به طور کلی، روابط عمومی یک سازمان، هنگامی که بخواهد برای پیامی ارزش و اهمیت عمده‌ای قایل شود و به نوشته‌ها و عکسها عمر طولانی‌تر ببخشد، چنانچه حجم مطالب ایجاب کنند، اقدام به انتشار کتاب می‌کند. حجم کتاب معمولاً باید بیشتراز حجم کتابچه باشد. کتابچه مجموعه دوخته شده و یا تا شده متشکل از هشت برگ یا بیشتر است و نوشته آن همراه با عکس، نمودار و جدول عرضه می‌شود که بیشتر اوقات در قطع جیبی و یا پالتویی چاپ می‌شود و دارای جلد است.

          محتوای کتاب باید به زبان ساده، با پرهیز از کاربرد اصطلاحات تخصصی (مگر با ذکر توضیح کامل) متناسب با آگاهیهای مخاطب مورد نظر، کوتاه و جذاب تهیه شود.

          قطع کتاب نیز از جمله مواردی است که در انتشار کتاب باید مورد توجه قرار گیرد. از معروفترین قطع‌های رایج کتاب در ایران می‌توان به قطع وزیر (٥/١٦×٢٤ سانتی‌متر)، قطع جیبی (١١×١٦ سانتی‌متر)، قطع پالتویی (١٢×٢٠ سانتی‌متر)، قطع رحلی (٢١×٢٨ سانتی‌متر) و قطع خشتی (١٩×٢٢ سانتی‌متر) اشاره کرد.

          بر کنار از قطع کتاب، باید به اجزای کتاب اشاره کرد. اجزای کتاب شامل واحدهای پیش از متن (جلد، صفح عنوان با سال انتشار، صفحه شناسنامه، صفحه تقویم نامه، صفحه سفید، صفحه پیشگفتار مولف، صفحه قدردانی، صفحه فهرست و صفحه مقدمه)، متن و واحدهای پس از متن که شامل پیوستها (واژه‌نامه، کتاب نامه، فهرست راهنما و نام نامه) است.

          روابط عمومی پس از تهیه محتوای مناسب، تعیین قطع کتاب، تهیه طرحها، عکسها، جدولها و نمودارها باید در زمان صفحه‌بندی کتاب با یک طراح مشورت کند و پس از آن، عملیات لیتوگرافی و چاپ را با گماردن یک فرد آگاه به امور فنی چاپ تحت عنوان ناظر چاپ صورت دهد. بلافاصله پس از چاپ کتاب، روابط عمومی باید با تهیه لیست افرادی که لازم است کتاب را دریافت کنند، در اسرع وقت نسبت به توزیع آن اقدام کند. اهمیت این مرحله به هیچ وجه کمتر از مرحله تولید کتاب نیست.

 

١٥- راه‌اندازی «روزنامه دیواری اعضاء»

          یکی از فنونی که می‌تواند در بخش «روابط عمومی داخلی» مد نظر قرار گیرد، راه‌اندازی روزنامه دیواری اعضاء است. این فن، یکی از راههای واداشتن اعضاء به نوشتن و مشارکت در کارها و تولید اطلاعات هنری است. برای این منظور، باید تابلوی مناسبی را در نظر گرفت و آن را به قسمتهای مختلفی که باید از هم تفکیک شوند، تقسیم کرد.

          در مرحله بعد، مسئول روزنامه دیواری، باید اول وقت هر روز، پس از دریافت مطالب مختلف از اعضاء آنها را گزینش و پردازش کرده به نام ارایه دهنده در روزنامه دیواری نصب کند. برای مثال، عناوینی مثل «پیشنهاد برای بهبود امور جاری سازمان» و یا اظهارنظر درباره «مهمترین وظیفه سازمان» می‌توانند در رشد فکری اعضاء مؤثر واقع شوند. اگر شما از این فن استفاده کردید، توصیه می‌شود در پایان هر ماه، ضمن تقدیر کتبی از کلیه افرادی که به روزنامه دیواری مطلب داده‌اند، نویسندگان مطالب برتر را در روزنامه دیواری معرفی و جوایزی به آنان اعطا کنید. همچنین اختصاصی دادن یکی از عناوین روزنامه دیواری به خلاقیتهای فرزندان اعضا می‌تواند مشارکت افراد خانواده اعضاء را نیز جلب کند.

 

۱۶- برگزاری مراسم

          برگزاری مراسم در مناسبتهای مختلف، از فنون متداول در روابط عمومی است. مناسبت می‌تواند درون و یا برون سازمانی باشد. برای این منظور یکی از کارهای مهم در روابط عمومی تهیه «جدول مناسبتهای» درون سازمانی و برون سازمانی مهم است.

          پس از آن روابط عمومی باید به برنامه‌ریزی مراسم اقدام بکند و در تقویم مشخص، مراسم مورد نظر خود را برای مناسبت مشخص کند. توجه داشته باشید که شما برای مناسبتی، می‌توانید فهرستی از فنون روابط عمومی را منظور کنید تا بتوانید آن مناسبت را به شکلی با شکوه، گرامی دارید. برای مثال، پارچه نویسی، ایراد سخنرانی، برپایی نمایشگاه، برگزاری مسابقه، برگزاری کنفرانس خبری، چاپ پوستر یا بروشور و… می‌توانند در بزرگداشت یک مناسبت مهم درون سازمانی مورد توجه قرار بگیرند. یکی از اقدامات مهم در روابط عمومی برای برگزاری هر چه بهتر مراسم گرامیداشت مناسبتها، تشکیل دبیرخانه دایمی مناسبتها و مراسم است که از طریق آن ضمن درگیر ساختن سایر بخشهای سازمان در برگزاری مراسم، هماهنگی‌های لازم نیز به عمل آید.

 

همایش-روابط عمومی روابط عمومی تکنیک های روابط عمومی یک سازمان  - بخش دوم

 

۱۷- برگزاری همایش

          برگزاری همایش، از جمله فنونی است که در روابط عمومی به منظور آموزش، تبادل نظر و اطلاع‌رسانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. همایش به تجمعی گفته می‌شود که در آن روشهای جدید در هر موضوعی مورد مطالعه قرار می‌گیرد و بهترین و آسانترین راهها برای ارتقای کیفی امور برگزیده می‌شود. از جمله اقدامات روابط عمومی برای برگزاری همایش پیش از برگزاری آن، شامل تعیین  عنوان، اهداف، تشکیل ستاد برگزاری و گروههای کاری، تعیین زمان مدت همایش، طراحی مکان، دعوت از مدعوین و سخنرانان و تعیین افراد توانمند برای تهیه قطعنامه نهایی همایش در گروه تدوین قطعنامه است.

          تشکیل یک ستاد خبری ویژه برای همایش نیز از جمله کارهایی است که می‌تواند پوشش خبری مناسب همایش را به دنبال داشته باشد.

          همایش می‌تواند گونه‌های مختلفی داشته باشد که از جمله آنها می‌توان به کنفرانس، کنگره، سمپوزیوم و سمینار اشاره کرد که نوع آن ار بیشتر در روابط عمومی کاربرد دارد.

 

۱٨- انتشار بولتن

          انتشار «بولتن» یکی از دیگر از فنون روابط عمومی است که در روابط عمومی کاربرد بیشتری در مقایسه با نشریه داخلی دارد. «بولتن» نشریه‌ای است که به وسیله دستگاههای دولتی در زمینه‌های خبری، آموزشی، فنی، تخصصی و نظایر آن، که مرتبط با وظایف قانونی و در محدوده فعالیت آنهاست، به منظور ارتقای سطح آگاهی اعضاء همان دستگاه و مسئولان دیگر دستگاهها در تعداد محدود، فواصل زمانی معین، با چاپ یکرنگ و به طور رایگان منتشر و توزیع می‌شود.

          برای انتشار بولتن در یک سازمان، باید طبق ماده ١٥ آیین‌نامه قانون مطبوعات، نسبت به اخذ مجوز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی اقدام گردد. مطالب و اخبار بولتن باید به طور عمده درباره اهداف و شرح وظایف مرکز درخواست کننده و فقط برای استفاده اعضاء باشد. همچنین تعداد صفحات بولتن نباید از ٤٨ صفحه تجاوز کند و دارای چاپ ساده و حداکثر دو رنگ برای جلد باشد. در صورتی که بولتن علمی باشد، می‌باید از کمیسیون بررسی نشریات علمی وابسته به وزارت فرهنگ و آموزش عالی مجوز علمی دریافت شود.

 

۱۹- مجله ویدیویی

          مجله ویدیویی از فنون جدیدی است که اخیراً استفاده از آن در روابط عمومی‌ها مورد توجه قرار گرفته است. در این فن، کاربردهای ویدیو از نمایش فیلم برای اعضاء، ضبط تصویری برنامه‌ها و مراسم، نمایش تصویری فعالیتها، آموزش و بخش همزمان برنامه با استفاده از تلویزیون مدار بسته فراتر رفته است و استفاده جدیدی از آن به عمل می‌‌آید. براین اساس، اهم اخبار و فعالیتهای تصویری مربوط به سازمان در طول یک زمان معین مثل هفته یا ماه به صورت برنامه تصویری کوتاه همراه با گفتار لازم تهیه می‌شود و در محیط پر رفت و آمد سازمان مثل سالن اجتماعات یا طبقه همکف در معرض دید اعضاء قرار می‌گیرد.

 pr-for-business- روابط عمومی تکنیک های روابط عمومی یک سازمان  - بخش دوم pr for business

٢٠- راهنمایی ارباب رجوع و تابلو راهنما

          راهنمایی صحیح و اصولی ارباب رجوع از وظایف بسیار مهم روابط عمومی است که می‌تواند نقش بارزی را در جلب رضایت ارباب رجوع ایفا کند. برای این منظور نصب «تابلو راهنما» در ورودی سازمان از جمله فنونی است که به خدمت گرفته می‌شود. تابلو راهنما باید نشانگر وضعیت استقرار واحدهای مختلف سازمان، از نظر طبقه اتاق باشد. ضمن اینکه در هر طبقه نیز باید تابلو راهنمای طبقه که معرف شماره اتاق واحدهای مستقر در طبقه باشد، نصب شود.

          برای راهنمایی بهتر ارباب رجوع صرفا نصب تابلوی راهنما کافی نیست، بلکه استقرار بخشی به نام «اطلاعات مراجعان» در مبادی سازمان که با استفاده از رایانه و با مسئولیت افراد آگاه و خوش برخورد، بتواند بعضی از اطلاعات عمومی را در اختیار مراجعان قرار دهد، ضروری است. همچنین در سالن یا اتاقهایی که افراد و مسئولان مختلف استقرار می‌یابند، مشخص کردن نام و مسئولیت افراد از طریق «برگ نما» برای هدایت و سهولت کار مخاطب یا ارباب رجوع ضروری به نظر می‌رسد. روابط عمومی یک سازمان باید تلاش کند تا اطلاعات تابلوهای راهنمای مادر و طبقات پیوسته به هنگام شود.

 

٢١- سفر تبلیغاتی

«سفر تبلیغاتی» یا برنامه بازدید از طرحها، اقدامات، تولیدات و دستاوردهای یک سازمان از جمله فنونی است که درصدد است تا «مخاطبان مطلوب» را از نزدیک با دستاوردها و اقدامات سازمان آشنا سازد و در آنان باور عینی نسبت به پیشرفتهای سازمان ایجاد کند. در برنامه‌ریزی سفرهای بازدید از طرحها و اقدامات، روابط عمومی باید افزون بر فهرست کردن طرحهایی که قابلیت بازدید را دارند، فهرست افراد و گروههایی که بازدید آنان از طرحها می‌تواند اثربخشی بیشتری را در پی داشته باشد، ‌تهیه کند. دعوت از رهبران فکری، خبرنگاران رسانه‌ها و جمعی از هریک از قشرهای جامعه مثل قشر کارمندی، کارگری، دانش‌آموزی، دانشجویی و … ارایه تعهدات برای بازدید آنان از طرحها و دستاوردهای سازمان، می‌تواند سازمان و پیشرفتهای آن را به خوبی به مردم معرفی کند.

در برنامه‌های بازدید، پذیرایی از بازدیدکنندگان، اطلاع‌رسانی دقیق به آنان، توضیح کامل جزییات موارد قابل بازدید و توزیع نشریات سازمان در بین آنان حایز اهمیت است.

روابط عمومی یک سازمان باید تقویم سفرهای تبلیغاتی خود را با مشخصاتی شامل عناوین پروژه‌های قابل بازدید، زمان بازدید، ترکیب بازدیدکنندگان، برنامه‌های جنبی بازدید و اهداف هریک تهیه و به عنوان یک جزء از «برنامه عمل سالانه» منظور کند.

نکته آخر در این باره، تایید بر فشرده نبودن برنامة بازدید است؛ به همین سبب اکتفا به حداقل پروژه‌ها برای بازدید، پیش‌بینی جنبی با گرایش تفریحی و احیاناً دادن هدایای تبلیغاتی به بازدیدکنندگان لازم است که مورد توجه قرار گیرند تا برای بازدیدکنندگان جاذبه بیشتری ایجاد شود.

٢٢- انتشار بروشور

انتشار بروشور یکی دیگر از فنون روابط عمومی در بخش انتشارات است. بروشور یا دفترچه راهنما، وسیله‌ای ارتباطی است که توضیحاتی دربارة موضوعهای مشخص ارایه می‌کند و به طور رایگان به مخاطبان عرضه می‌شود. شما باید بدانید که در تنظیم متن بروشور، انتخاب عنوان کلی بروشور، ذکر مقدمه و متن اصلی حایز اهمیت هستند. در متن بروشور، شرح موضوع و در مقدمه، هدف و علت انتشار بروشور و در روی جلد آن افزون بر طرح یا عکس، عنوان بروشور، تاریخ انتشار و نام ناشر درج می‌شود.

در تعیین شکل و محتوای بروشور، هدف از انتشار بروشور و مخاطبان آن، تعیین کننده هستند.

در نوشتن متن بروشور، توجه به آغاز و گسترش موضوع نوشته از مهم به کم اهمیت و از ساده به مشکل، سادگی و روانی مطالب، پرهیز از کاربرد واژه‌های تخصصی (مگر با توضیح کامل)، کوتاهی و اختصار و استفاده از تیترهای متعدد همراه با نمودار، جدول، عکس و طرح ضروری است. به طور کلی می‌توان بروشورها را به دو دسته تقسیم کرد:

الف. بروشورهایی که با هدف معرفی کلی یک سازمان به مخاطبان تهیه و درواقع شناسنامه موسسه تلقی می‌شوند. بهتر است در این بروشور علاوه بر درج تاریخچه، اهداف، وظایف، عملکرد و برنامه‌های سازمان شماره تلفن موسسه نیز درج شود. در این نوع بروشورها، از کلی بافی پرهیز کرده، و به بیان نمونه‌های ملموس از دستاوردهای سازمان پرداخت.

تعداد صفحات بروشور از چهار صفحه تا تعداد صفحات موردنظر قابل افزایش است، اما در هر صورت باید مضربی از چهار را انتخاب کرد.

ب. بروشورهایی که برای کاربرد خاص منتشر می‌شوند مثلاً انتشار بروشور برای ارائه در یک نمایشگاه بین‌المللی انتخاب حروف مناسب، استفاده بجا از رنگ، نوع کاغذ و عناصر گرافیکی، نکات دیگری هستند که اعمال دقت در کاربرد بجا از آنها می‌توان بر جذابیت بروشور اضافه کند.

٢٣- برگهای لایی

انتشار «برگهای لایی» از جمله فنونی است که روابط عمومی می‌تواند برای پیشبرد اهداف خود مدنظر داشته باشد. «برگهای لایی» می‌تواند در قطع دستی، پالتویی، جیبی یا مجله‌ای منتشر و در لابلای نشریه داخلی، روزنامه‌ها و همراه با فیش حقوقی اعضاء توزیع شود. در برگهای لایی باید مهمترین پیام سازمان برای کارکنان یا مخاطبان برون سازمانی درج شود. در این برگها به سبب کمبود فضا بیشتر مطالب درج می‌شود و استفاده از عکس، و نمودار و جدول کنار گذاشته می‌شود.

 

٢٤- پاسخگویی به رسانه‌ها

مطالعه مطالب مندرج در روزنامه‌ها، مجلات و ضبط و کنترل برنامه‌های رادیویی و تلویزیونی و پاسخگویی به پرسشها، تنویر ابهامات و ارایه توضیحات ضروری و یا به عبارت کلی‌تر، «پاسخگویی به رسانه‌ها» یکی از فنونی است که روابط عمومی در بخش ارتباط با رسانه‌ها به خدمت می‌گیرد. روابط عمومی می‌تواند در صورت نیاز به پاسخگویی، ضمن پاسخ به مورد مشخص، مطالبی را نیز در کنار آن ارایه دهد. «حق پاسخگویی» براساس اصل ۲۳ قانون مطبوعات به رسمیت شناخته شده است و روابط عمومی از زمان درج مطلب نیازمند پاسخگویی، تنها یکماه فرصت دارد تا جوابیه خود را به رسانه‌ها بویژه سانه‌ای که مطلب مورد نظر در آن به چاپ رسیده ارسال کند ضمن اینکه متن جوابیه نباید از دو برابر اصل مطلب تجاوز کند و یا در آن به یک شخصیت حقیقی یا حقوقی توهین شود.

          توجه داشته باشید که اگر رسانه‌ای همراه با جوابیه ارسالی روابط عمومی، مطالب یا توضیحات مجددی را درج کند، حق جوابگویی مجدد برای روابط عمومی محفوظ خواهد ماند.

          پاسخهای روابط عمومی به رسانه‌ها می‌تواند به شکل تکذیب، توضیح، اصلاح و یا تأیید باشد. زمانی مطلبی تکذیب می‌شود که خلاف واقع باشد. ارسال توضیح به رسانه‌ها، زمانی صورت می‌گیرد که مطلب چاپ یا منعکس شده، ناقص یا مبهم باشد اما اگر در انعکاس بخشی از مطلب اشتباهی صورت گرفته باشد، «اصلاحیه» ارسال می‌شود.

          تأیید مطلب یا خبر زمانی صورت می‌گیرد که مطلب درج شده یا منعکس شده با وجود صحت احتمال اثر سویی داشته باشد. در این صورت، روابط عمومی می‌تواند با تأیید خبر مطالب جدیدی را مطرح کند و آثار سوء قبلی را از بین ببرد.

          زمانی که می‌خواهید پاسخ را تنظیم کنید، دقت کنید تا شماره روزنامه یا مجله یا نام برنامه، تاریخ انتشار یا پخش آن در (روز-ماه-سال) عنوان مطلب یا برنامه، صفحه سطر و ستون یا ساعت و شبکه منعکس کننده مطلب، به نام فردی که مطلب در پاسخ نوشته یا گفته او ارسال می‌شود و نام و مشخصات کامل فرستنده پاسخ را در آن ذکر کنید.

          لحن جوابیه روابط عمومی باید مثبت و از هرگونه تندروی و گلایه دور باشد. سرعت در ارسال جوابیه برای تنویر افکار  عمومی بسیار مهم است و روابط عمومی به محض درج هرگونه مطلب نیازمند توضیح باید آن را با مسئول ذی‌ربط در میان گذارد و پس از دریافت توضیحات او، نسبت به تنظیم جوابیه اقدام کند.

          توصیه می‌شود روابط عمومی ستونهای ویژه‌ای که مطبوعات به خوانندگان اختصاص می‌دهند و تقریباً جایگاه مشخصی را در مطوبعات دارند و نیز آن دسته از برنامه‌های رادیویی و تلویزیونی را که پیامهای مردم را پخش می‌کنند، کنترل کنند و با ایجاد ارتباطت با آنها، پاسخهای خود را در کوتاهترین وقت تنظیم و به اطلاع مردم برسانند.

 

٢٥- آگهی و گزارش آگهی

          آگهی و گزارش (رپرتاژ) فنونی هستند که در روابط عمومی کاربرد بسیاری دارند، آگهی، وسیله‌ای است که پیام دهنده در ازای پرداخت وجه، از طریق انتشار آن پیام خود را به مخاطب می‌رساند. در تهیه و تنظیم آگهی باید نکاتی را مد نظر قرار داد. یکی از این نکات، توجه به «مخاطب آگهی» است. براین اساس است که عنوان آگهی مشخص می‌شود. نکته دوم، متن آگهی است که باید متناسب با موضوع باشد. نکته بعدی روشنی و رسایی متن آگهی است و بالاخره، عنوان پیام دهنده  و سازمان یا فردی که اقدام به نشر آگهی می‌کند، در زیر متن آگهی می‌آید. در آگهی، هدف اطلاع‌رسانی است مثل آگهی مناقصه مزاید و…

          در مقابل آن در «گزارش آگهی» هدف، تبلیغ خدمت، کالا و یا یک فعالیت است. تهیه و تنظیم «گزارش آگهی» به مراتب علمی‌تر از آگهی است. در نگارش گزارش آگهی باید سعی شود که پیام تبلیغی در قالب خیر به اطلاع مردم برسد و جنبه‌های خبری مطلب برجسته شود. به طور کلی در تنظیم گزارش آگهی توجه به سه نکته زیر اهمیت دارد.

١- پرهیز از بزرگنمایی خبر: متن گزارش آگهی نباید شکل آگهی شناخته شده را پیدا نکنند و تأثیرگذاری خود را از دست بدهد.

٢- برجسته سازی جنبه‌های خبری: گزارش آگهی در واقع نوعی تبلیغ است، ولی در ظاهر شکل خبری دارد. برخلاف آگهی که به طور مستقیم و آشکارا شکل تبلیغی دارد.

٣-خوداری از انتخاب شیوه «گزارش آگهی»  در زمانی که مطلب دارای ارزش خبری است. شیوه تهیه و تنظیم گزارش آگهی همان شیوه‌های تهیه گزارش خبری است. با این تفاوت که در گزارش آگهی تنها جنبه‌های مثبت موضوع مدنظر قرار می‌گیرد و گهگاه از فرصت نیز استفاده می‌شود. ضمن اینکه مطلب با مثالهای بارز و کلمات ساده و بی‌پیرایه بیان می‌شود. باید سعی کنید در موارد نادر و در صورتی که امکان انعکاس مطلب را از راههای دیگر ندارید، به نگارش آگهی متوسل شوید. زیرا زمانی که مطلب شما دارای ارزش خبری است می‌تواند به شکل خبر انعکاس یاید و نباید به سراغ «گزارش آگهی» بروید.

  • ۹۴/۰۹/۲۲
  • امید فخار

روابط عمومی

روانشناسی

مدیریت

نظرات  (۰)

هیچ نظری هنوز ثبت نشده است

ارسال نظر

ارسال نظر آزاد است، اما اگر قبلا در بیان ثبت نام کرده اید می توانید ابتدا وارد شوید.
شما میتوانید از این تگهای html استفاده کنید:
<b> یا <strong>، <em> یا <i>، <u>، <strike> یا <s>، <sup>، <sub>، <blockquote>، <code>، <pre>، <hr>، <br>، <p>، <a href="" title="">، <span style="">، <div align="">
تجدید کد امنیتی
  • کد نمایش افراد آنلاین