امید فخار

روزنوشته های شخصی

امید فخار

روزنوشته های شخصی

امید فخار

مشاور رسانه ای
کارشناس مدیریت تبلیغات
کارشناس شبکه های اجتماعی
مطالعه و پژوهش در حوزه زبان بدن
مطالعه و پژوهش در حوزه بازاریابی اینترنتی

آخرین نظرات

تکنیک های کاربردی در روابط عمومی بخش اول

يكشنبه, ۲۲ آذر ۱۳۹۴، ۱۰:۳۹ ب.ظ

تکنیک های کاربردی در روابط عمومی :

روابط عمومی بسیاری از فنون را از روزنامه نگاری، مدیریت سینما و سایر دانشها و وسایل ارتباط جمعی گرفته و با اصلاحات لازم، از آنها برای پیشبرد هدفهای خود بهره برداری کرده است. در نوشتار حاضر، به ۲۵ فن روابط عمومی پرداخته می شود .

کانال تلگرام امید فخار

١- نمایشگاه: ( روابط عمومی در نمایشگاه )

برگزاری نمایشگاه، یکی از فنون عمده در روابط عمومی است. منظور از نمایشگاه محلی است که در آن محصولات  یا خدمات سازمان در معرض دید بازدیدکندگان قرار می گیرد. در نمایشگاه، می توان از سایر ابزارهای ارتباطی از قبیل نمایش فیلم، نصب تابلو، عکس، نمودارهای رنگی، تابلوهای گردان، تراکت و … استفاده کرد. از ویژگی های مهم نمایشگاه، رعایت اصل عینیت در تولید پیام و اطلاع رسانی است که آثار دیرپایی را در مخاطب برجای می گذارد. روابط عمومی می تواند افزون بر برگزاری نمایشگاه در مواقع ضروری، در نمایشگاه های که از طرف سایر ارگانها برگزار می شود، حضور داشته باشد.

دریک تقسیم بندی عمده نمایشگاه را می توان از لحاظ مخاطب به دونوع تقسیم کرد:

الف) نمایشگاه عمومی: برای بازدید از این نوع نمایشگاه که معمولا” عموم افراد را مخاطب قرار می دهد می توان از کلیه اقشار جامعه دعوت کرد.

ب ) نمایشگاه تخصصی:نمایشگاه تخصصی برای طیف خاصی از مخاطبان یک سازمان برگزار می شود.مثل برگزاری نمایشگاه کتاب پزشکی که درمقابل نمایشگاه کتاب, یک نمایشگاه تخصصی به حساب می آید.

برای موفقیت در برگزاری نمایشگاه , داشتن تقویم نمایشگاهی برای روابط عمومی به عنوان یکی از اجزای برنامه عمل سالانه ضرورت دارد.در تقویم یا برنامه نمایشگاهی باید زمان برگزاری نمایشگاه, مخاطبان موردنظر, اهداف,نحوه برگزاری, هزینه های برگزاری, و محصولات یا خدمات قابل ارایه مشخص باشد.

دومین عامل موفقیت در برگزاری نمایشگاه, مدیریت غرفه است. برای این منظور, افزون بر طراحی اصولی غرفه بویژه رعایت اصول سادگی ترکیب و روشنی موضوع نمایشگاه, احترام به بازدیدکنندگان, پیشگامی در ایجاد ارتباط با شرکت کنندگان در نمایشگاه,پاسخگویی کامل ومشتاقانه به پرسشهای بازدید کنندگان, بسیار اهمیت دارد.

عامل سوم برای تسهیل امور برگزاری نمایشگاه, ساماندهی رابطان نمایشگاهی که در واقع نمایندگان بخشهای مختلف سازمان هستند, در قالب تشکیلاتی به نام دبیرخانه دایمی نمایشگاهها است.اعضای دبیرخانه با تشکیل جلسات مرتب می توانند هماهنگی های لازم را در راستای برگزاری هرچه بهتر نمایشگاههای موردنظر سازمان به عمل آورند.برای استفاده بهینه از ابزار نمایشگاه, توجه به موارد زیر را توصیه می کنیم:

  • برای هر نمایشگاهی, دستور خاصی را که مبین امور مربوط به برگزاری آن از ابتدا تا انتهاست, تهیه و آن را دراختیار دست اندرکاران برگزاری نمایشگاه قرار دهید.
  • به هنگام عرضه محصولات یا خدمات, به منظور ایجاد امکان دید مناسب برای مخاطب, آنها را در فاصله بین ۸۰ تا ۱۸۰ سانتی متری از زمین قرار دهید.
  • با استفاده از فنون هنری خاص مثل گرافیک, روح واحدی بین غرفه های مختلف حاکم کنید.
  • از بازدیدکنندگان بخواهیدنظر خودرا درباره چگونگی برگزاری نمایشگاه دربرگهای نظر خواهی خاصی که تهیه می کنید,منعکس کنند.استفاده از دفتریادبود نیز پیشنهاد می شود.
  • در طراحی غرفه, سعی کنید درصورت امکان غرفه ای را که می توان به شکل جزیره ساخت, انتخاب کنید تا بازدیدکنندگان از هرچهار طرف بتوانند غرفه شما را تماشا کنند.
  • از نورپردازی و رنگ نهایت استفاده را برای افزایش جذابیت نمایشگاه استفاده نموده لکن دقت شود در اینکار گرفتار زیاده روی نشویم و جذابیت کلی غرغه فراموش نشود.
  • از سایر فنون روابط عمومی مثل بروشور,نمایش فیلم, تابلوهای گردان,نمودارهای رنگی,کاتالوگ و… نیز استفاده شود.
  • از رهبران فکری و مخاطبان مهم سازمان برای بازدید از نمایشگاه دعوت کنید..
  • سه روز قبل از برگزاری نمایشگاه , با برگزاری کنفرانس خبری, جزئیات برگزاری نمایشگاه را از طریق رسانه ها به اطلاع عموم برسانیم.
  • در پایان نمایشگاه,گزارش کاملی از نحوه برگزاری نمایشگاه را همراه فهرست کاستیها,دستاوردها و انتظارات احتمالی, به ریاست سازمان منعکس کنیم.
  • در نمایشگاه های بین المللی یا نمایشگاه هایی که احتمالا” بازدید کننده خارجی دارند, لازم است شرح عکسها و توضیحات نمودارها به زبان انگلیسی درج شود و یکی از دست اندرکاران غرفه ها با این زبان آشنایی کامل داشته باشد.
  • برنامه‌های جنبی نمایشگاه، فرصتهای خوبی برای اطلاع‌رسانی و ایجاد ارتباط با مخاطبان هستند. برای این منظور برگزاری مسابقات مختلف، توزیع هدایای ترویجی و توزیع انواع انتشارات توصیه می‌شود.
  • برگزاری نمایشگاههای مختلف مثل نمایشگاه کتاب یا عملکرد سازمان برای کارکنان در بخش روابط عمومی داخلی از اهمیت بسیاری برخوردار است.

 

روابط عمومی - پویا ودایع  روابط عمومی تکنیک های روابط عمومی یک سازمان  - بخش نخست                28

۲- سخنرانی:

یکی از فنونی که در روابط عمومی به کار گرفته می شود, سخنرانی است. سخنرانی، ابزاری است که می‌توان با استفاده از آن در مدتی کوتاه پیامی را به عده زیادی ارائه داد. این فن در برگزاری مراسم مختلف، آموزش و اطلاع‌رسانی به کار گرفته می‌شود و نوعی اطلاع‌رسانی حضوری و چهره به چهره به شمار می‌رود و اگر سخنران بتواند سخنان پرمحتوایی را با مهارت لازم به شنوندگان ارائه دهد، اثر گذاری و جریان ارتباط و اطلاع‌رسانی به مراتب بیشتر خواهد شد. روابط عمومی‌ها برای اینکه از این فن در بهترین شکل ممکن بهره‌برداری کنند، می‌توانند به ایجاد دفتر سخنرانان یا سخنگویان اقدام کنند.در این دفتر، مسئولان و کارشناسانی که استعداد لازم را برای ایراد سخنرانی دارند، تحت آموزش قرار می‌گیرند و آن دسته از کارشناسانی که صرفاً می‌توانند مسئولیت نوشتن متون سخنرانی را به عهده‌دار شوند، مشغول به کار می‌شوند. دفتر سخنرانان باید با استفاده از مطالعات بخش افکارسنجی روابط عمومی در تهیه متون سخنرانی، نیازهای افکار عمومی را در سرلوحه معیارهای تهیه متن سخنرانی قرار دهند و در نوشتن مطلب به دو رکن زبان ارتباطی، یعنی ساده نویسی، کوتاه نویسی توجه کافی داشته باشد.

روابط عمومی بیان 

برای بهره‌برداری بهینه از فن سخنرانی در دو مورد باید عمل شود:

الف – تهیه متن سخنرانی

  در تهیه متن سخنرانی، باید سه مرحله را پشت سرگذاشت. مرحله اول: شناسایی سخنران، دوم: شناسایی مخاطبان سخنرانی و ویژگیهای آنان، سوم: انتخاب موضوع سخنرانی و محل سخنرانی است. این مرحله را مرحله مقدمه‌سازی می‌نامند. پس از اینکه از روابط عمومی تقاضای تهیه متن سخنرانی شد، کارشناس دفتر سخنگویان یا سخنرانان روابط عمومی با در نظر گرفتن ویژگیهای سخنران از جمله تکیه کلامهای او و به طور کلی روانشناسی سخنران و سطح اطلاعات و اهداف او به مطالعه مخاطبان (افرادی که قرار است در مراسم سخنرانی حضور داشته باشند) و ویژگیهای آنان از قبیل میانگین سنی، نسبت جنسی، وضعیت شغلی، سطح تحصیلات و دیدگاهها و گرایشهای آنان می‌پردازد و با در نظر گرفتن موضوع و محل سخنرانی به مرحله دوم متن سخنرانی، یعنی گفت‌وگو با سخنران گام می‌گذارد. دراین مرحله، هدف سخنرانی، دیدگاه محوری سخنران و پرسشهای سخنرانی روشن می‌شوند.

  مرحله سوم، کارشناس روابط عمومی با انجام تحقیق، به تهیه اطلاعات مورد نیاز برای گنجاندن در متن سخنرانی اقدام می‌کند. در مرحله چهارم، او باید به سازماندهی اطلاعات و نوشتن متن سخنرانی بپردازد. در این مرحله بخشهای اصلی متن سخنرانی که شامل مقدمه، مطالب اساسی و نتیجه‌گیری هستند، نوشته می‌شوند. در بخش مقدمه، کلیاتی از موضوع و مهمترین بخش سخنرانی در بخش مطالب اساسی، واقعیتها، آمار و اطلاعات (با تأکید بر مقایسه و تشبیه) و در بخش نتیجه‌گیری نیز نظرگاههای اصلی به صورت کوتاه و به شکل بیان نتایج مطرح می‌شوند.

  در مرحله پنجم، باید تیتر و عنوان متن سخنرانی را انتخاب کرد. پس از این مرحله است که روابط عمومی متن سخنرانی را برای آمادگی سخنران به او می‌دهد. توصیه می‌شود متن سخنرانی با حروف درشت و خوانا نوشته شود تا سخنران به راحتی بتواند آنها را دریابد و بخواند.

ب- انجام سخنرانی:

  پس از اینکه متن سخنرانی آماده شد و سخنران از نظر محتوا مشکلی نداشت، نوبت به ارایه سخنرانی می‌رسد. نقش روابط عمومی در این مرحله فضاسازی مناسب محل سخنرانی، دعوت از سخنرانان، اجرای برنامه، تهیه خبر از سخنرانی، تصویر و عکس برداری از مراسم، کنترل وسایل صوتی، تأمین وسایل مورد نیاز سخنران و معرفی سخنران است. اما سخنرانان را نیز باید برای ارایه بهتر سخنرانی آموزش داد. از جمله اینکه سخنران به هنگام سخنرانی باید به این موارد توجه کند:

  • نگاه خود را بین کلیه شنوندگان حاضر تقسیم کند.
  • حس کنجکاوی شنوندگان را برانگیزد.
  • قبل و بعد از بیان هر ایده، مکث کند.
  • کلمات مهم را با تأکید بیان کند.
  • وضعیت ظاهری مرتب و تمیزی داشته باشد.
  • از حرکات دست و چشم به طور کلی غیر کلامی استفاده بجا بکند.
  • نسبت به تغییر آهنگ صدا و سرعت بیان در مواقع لازم اقدام کند.
  • موضوع اصلی را در لابلای سخنرانی یادآوری کند.
  • با اعتماد به نفس و با جرأت سخنرانی کند.
  • شنوندگان خود را دوست داشته باشد.

روابط عمومی باید با برگزاری دوره‌های آموزشی و تشکیل کلاس، افراد مورد نظر سازمان را برای کسب مهارت در سخنرانی آموزش دهد و سخنرانان حرفه‌ای را برای مواقع لازم در اختیار داشته باشد.

  نکته آخر اینکه روابط عمومی باید سعی کند از زیاده‌گویی سخنران جلوگیری کند و زمان کوتاه، تعیین شده و مفیدی در اختیار او قرار دهد تا شنوندگان با حوصله لازم به سخنان سخنران گوش دهند.

٣- سفر مطبوعاتی

  سفر مطبوعاتی یکی دیگر از فنون روابط عمومی برای استفاده بهینه از مطبوعات در راستای اطلاع‌رسانی درباره عملکرد سازمان است. رابط عمومی می‌تواند با انجام سفرهای مطبوعاتی حجم قابل توجهی از صفحات مطبوعات را برای درج مطالب خود به دست آورد. منظور از سفر مطبوعاتی، دعوت از خبرنگاران مطبوعات و اعزام آنان برای بازدید طرحها و اقدامات سازمان و انعکاس آنان به خوانندگان مطبوعات است. مقدمات فراهم ساختن «سفر مطبوعاتی» با دعوت از نمایندگان مطبوعات آغاز می‌شود. «سفر مطبوعاتی: باید مبتنی بر برنامه‌ریزی باشد، به گونه‌ای که از ابتدا تا انتهای سفر و جزییات آن از قبیل زمان دعوت از خبرنگاران، زمان حرکت، طرح و اقدامات قابل بازدید، محل اسکان، نحوه پذیرایی از میهمانان در طول مسیر سفر و محل اقامت، راهنمای سفر، امکانات مورد نیاز، نحوه تردد در مسیر طرحها و افراد پاسخگو به خبرنگاران اعزامی درباره طرحها در برنامه سفر براساس زمانبندی مشخص قرار گرفته باشد.

در سفر مطبوعاتی باید دقت شود که تبعیضی بین خبرنگاران اعمال نشود و خدمات ویژه‌ای به آنها اعم از خبرنگاران داخلی و خارجی داده شود.

برای برگزاری مناسب سفر مطبوعاتی توصیه می‌شود کمیته خاصی در روابط عمومی مسئولیت برنامه‌ریزی و اجرای این کار را عهده‌دار شود.

  باید توجه داشت که یکی از اهداف عمده «سفر مطبوعاتی» مشاهده طرحها توسط خبرنگاران و ایجاد باور عینی در آنان نسبت به پیشرفتها و دستاوردهای سازمان است و این باور ممکن است در طول زمان به طور مستقیم و غیر مستقیم در انواع نوشته‌های آنان منعکس شود. نکته آخر اینکه در سفر مطبوعاتی، باید خبرنگاران رادیو و تلویزیون را نیز دعوت کرد و سفر را به مطبوعات منحصر نکرد.

٤- معاشرت مطبوعاتی

          رسانه‌ها مهمترین ابزار روابط عمومی برای تأثیرگذاری بر افکار عمومی و آگاهی از آن محسوب می‌شوند. بهره‌برداری بهینه از رسانه‌ها، نیازمند ایجاد ارتباطات تنگاتنگ و صمیمانه با خبرنگاران و نمایندگان رسانه‌هاست. برای این منظور باید به دنبال شیوه‌های غیررسمی ارتباط با آنان بود. یکی از این شیوه‌ها، «میهمانی مطبوعاتی» است به این ترتیب که خبرنگاران برای صرف ناهار در یک محیط دوستانه دعوت می‌شوند و هدف از آن، توسعه ارتباطات دوستانه و غیررسمی است. در چنین ارتباطاتی گاه اطلاعات می‌تواند در لابلای گفت و گو با خبرنگاران به آنان منعکس شود.

          شیوه دیگر، دعوت از خبرنگاران به صورت انفرادی و گفت‌وگو و تبادل نظر دوستانه با هر یک از آنان، پیشنهاد می‌شود. در این نشستها باید فرصت اصلی در اختیار خبرنگار قرار داده شود و محیطی فراهم آید تا خبرنگار برای کسب آگاهی‌های هر چه بیشتر در مورد سازمان ترغیب شود.

          شیوه بعدی، حضور مسئول روابط عمومی و یا مسئولان بخش ارتباط با رسانه‌ها در دفاتر مطبوعات، خبرگزاری یا گروههای رادیویی و تلویزیونی است. یک شیوه دیگر، دعوت از خبرنگاران برای حضور در مراسم جشن سازمان همراه با خانواده‌های آنان است.

          رعایت و اجرای مجموعه این شیوه‌های ارتباطی یا آداب معاشرت، پس از مدتی سبب ایجاد ارتباط عمیق و صمیمانه بین مسئولان روابط عمومی با خبرنگاران می‌شود و می‌تواند در مواقع لازم، گره‌گشا باشد.

٥- راه‌اندازی هسته‌های مشورتی

          «مشاوره با مدیریت» یکی از وظایف عمده روابط عمومی است تا بتواند در جریان تصمیم‌سازی سازمان مشارکت مؤثری داشته باشد. برای ارایه نظر مشورتی مؤثر به مدیریت، راه‌اندازی هسته‌های مشورتی، در روابط عمومی به عنوان یک فن کارآمد بسیار ضروری است. در این فن، هسته‌های مشورتی براساس نیازهای سازمان و بر پایه تشخیص روابط عمومی در زمینه‌های فعالیتی سازمان، شکل می‌گیرد. در این هسته‌ها، موضوعاتی مورد بحث و بررسی قرار می‌گیرند که در معرض بررسی افکار عمومی قرار می‌گیرند و یا احتمال آن می‌رود که در «هسته‌های مشورتی» اطلاعات خام به «تصمیم» تبدیل شود و در واقع این هسته‌ها وظیفه «تصمیم‌سازی» را عهده دار می‌شوند. شما در روابط عمومی سازمان خود، می‌توانید به سازماندهی این هسته ها مبادرت کنید تا در مواقع لازم با برگزاری جلسات، رهنمودهای کارشناسی را برای ارائه به مدیریت در اختیار روابط عمومی قرار دهید.

          برای راه‌اندازی  «هسته‌های مشورتی» صرفاً کافی است یکی از کارشناسان روابط عمومی به عنوان دبیر هسته، وظیفه تهیه اطلاعات خام و توزیع آنها بین اعضای هسته و دعوت از اعضاء، تشکیل جلسات، جمع‌بندی نتایج جلسات و تهیه گزارش مباحث آنها را به عهده گیرد. انتخاب سایر اعضای هسته براساس تشخیص مدیر روابط عمومی از بین افراد آگاه و خبره در موضوع تخصصی هسته از داخل و خارج سازمان صورت می‌گیرد. با این سازماندهی، روابط عمومی می‌تواند به طور مستمر و منظم با ایجاد هماهنگی بین افکار عمومی و اهداف و برنامه‌های سازمان، تصمیم‌سازی مناسب و لازم را در اختیار مدیریت قرار دهد.

          خاطرنشان می‌سازد که اطلاعات خام برای بررسی در هسته‌ها از طریق تحلیل محتوای مستمر محتوای رسانه‌ها، سنجش افکار عمومی، گفت و گو با حضور کارکنان و مردم با مسئولان سازمان، جمع‌بندی و تجزیه و تحلیل شایعات و نامه‌های مردم و پیشنهادهای دریافتی تهیه می‌شود.

 

٦-نشریه داخلی

          انتشار «نشریه داخلی» یکی از فنون روابط عمومی در بخش «درون سازمانی» است. «نشریه داخلی» در یک سازمان، نوعی نشریه ادواری است که روابط عمومی با اهدافی همچون اطلاع‌رسانی، پر کردن اوقات فراغت اعضاء و خانواده‌های آنان، پاسخگویی به پرسشهای اعضاء، تقویت ارزشهای کاری و سازمانی و توسعه و تقویت تفاهم و بین مدیریت و اعضاء به طور منظم و در فاصله زمانی معین منتشر می‌شود. در یک نشریه داخلی که برای استفاده اعضاء منتشر می‌شود، معمولاً نشریه شامل بخهشای مختلفی از جمله سرمقاله، مقاله، گزارش، پرسش و پاسخ، تریبون آزاد، پای صحبت اعضاء  و مسئولان، مصاحبه، اخبار پیشرفت طرحهای سازمان، اخبار احکام انتصابات، ترفیع، عزل، نصب و اخبار جلسات و گردهمایی‌هاست. از لحاظ تشکیلاتی، یک نشریه داخلی باید شامل قسمتهای تحریریه، توزیع، عکاسی، حروفچینی، صفحه‌بندی، طراحی و نظارت بر چاپ باشد.

          اگر در روابط عمومی قرار شد نشریه داخلی منتشر شود، لازم است مقدمات این مسئله در قالب یک طرح و با توجه به این موارد مشخص شده و نسبت به فراهم ساختن آنها عمل شود؛ تعیین هدف نشریه، تعیین مخاطبان نشریه، تعیین کیفیت مورد نظر برای نشریه، انتخاب نام و عنوان نشریه، تعیین مسئولان و اعضای هیأت تحریریه به نشریه، طراحی صفحه‌های نشریه و یا نحوه صفحه‌یندی و عناوین مطالب نشریه، تصمیم‌گیری درباره چاپ نشریه، تعیین چاپخانه، نوع کاغذ و ترکیب رنگها، تصمیم‌گیری درباره طرح روی جلد نشریه، زمان انتشار و نحوه توزیع نشریه.

 

٧- قفسه‌های اطلاعات

          ابجاد «قفسه‌های اطلاعات» از جمله فنونی است که روابط عمومی می تواند از طریق آن به بخشی از اهداف مهم خود در زمینه اطلاع‌رسانی دست یابد. این فن در بخش «درون سازمانی» از قابلیت بیشتری نیز برخوردار است و از آن می‌توان برای تقویت روحیه و بالا بردن سطح معلومات و اطلاعات اعضاء استفاده کرد. از این فن برای نخستین بار ٥٠ سال پیش در یک شرکت آمریکایی و تحت عنوان «کافه تریای افکار و اندیشه‌ها» استفاده شد. در قفسه‌های اطلاعات که در دسترس‌ترین امکان برای کارکنان ایجاد می‌شوند، انواع کتابچه‌ها، کتابهای جیبی، کاتالوگ و بروشور، برگه‌های لایی و به طور کلی اطلاعات کم حجم و در قطع کوچک قرار داده می‌شود تا اعضاء به میل خود و زمانهای دلخواه، آنها را برداشته و برای مطالعه با خودببرند. معمولاً در بالای این قفسه‌ها عبارتی همچون «برای مطالعه انتخاب کنید» نوشته می‌شود تا اعضاء به میل خود نشریات دلخواهشان را انتخاب کنند.

 

٨- راه‌اندازی «بانک اطلاعات»

          تشکیل «بانک اطلاعات» از جمله فنون مهم روابط عمومی است که برای پیشبرد بسیاری از امور روابط عمومی، اهمیت بسیار زیادی دارد. منظور  از بانک اطلاعات، نگهداری منظم مجموعه‌ای از اطلاعات مورد نیاز، بنیادی و اساسی روابط عمومی به صورت پردازش شده و با طبقه‌بندی خاص است که در مقاطع و در وضعیتهای مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرد. در «بانک اطلاعات روابط عمومی» وجود اطلاعات زیر ضرورت دارد:

١- اطلاعات مربوط به تاریخچه، اهداف، سیر تطور سیاستها، اقدامات و برنامه‌های سازمان به طور جامع.

٢- اطلاعات مربوط به اسامی و شماره تماس کارشناسانی که روابط عمومی می‌تواند برای مصاحبه با رسانه‌ها، برگزاری میزگردها، انجام سخنرانی‌ها و… از آنان استفاده کند.

٣- اطلاعات مربوط به موضوعهایی که روابط عمومی می‌تواند در مقاطع مختلف از آنها برای تهیه خبر، گزارش، مقاله و… استفاده کند.

٤- اطلاعات مربوط به موضوعهایی که روابط عمومی ‌تواند با ارسال مستمر اطلاعات مربوط به سازمان به آنان، از «واسطه‌های ارتباطی» مؤثر و توانمندی‌ برای ارتباط با توده مردم بهره‌مند شود

٥- اطلاعات مربوطه به اسامی مسئولان سازمان و اسامی سازمانهایی که روابط عمومی می‌تواند در ارتباطات سازمانی و درون سازمانی خود از آنها بهره‌مند شود

البته به غیر از اطلاعات یاد شده، سایر اطلاعات نیز می‌توانند در بانک اطلاعات روابط عمومی تهیه شوند و در مواقع ضرروی مورد استفاده قرار گیرند.

 

روابط عمومی - پویا ودایع روابط عمومی تکنیک های روابط عمومی یک سازمان  - بخش نخست                                    0

٩- آرشیو تخصصی

          راه‌اندازی و تشکیل «آرشیو تخصصی» در روابط عمومی، از جمله فنونی است که آمادگی روابط عمومی را برای سرعت بخشیدن به انجام امور دوچندان می‌کند و امکان حفظ مستندات آن را فراهم می‌آورد. منظور از «آرشیو تخصصی»، محلی است که تولیدات روابط عمومی همراه با تولیدات تخصصی مورد نیاز روابط عمومی براساس اصولی علمی اطلاع‌رسانی و آرشیو در آنجا نگهداری می‌شود.

          در آرشیو تخصصی، معمولاً انواع انتشارات، فیلمهای تولیدی، عکسهای مسئولان و طرحهای سازمان، اسلاید، کتابْ، کتابچه و نشریات ادواری مورد نیاز نگهداری می‌شود.

          آرشیو فعال به عنوان نبض روابط عمومی عمل می‌کند و می‌تواند نقش مهمی در پیشبرد امور داشته باشد.

 

۱۰- نظام پیشنهادها روابط عمومی 

          «نظام پیشنهادها» یکی دیگر از فنونی است که روابط عمومی می‌تواند از آن در کار «اطلاع‌یابی» بهره‌برداری مناسبی را به عمل آورد. در واقع این فن، جایگزین صندوق پیشنهادها و شکایتهای اعضاء می‌شود که در حال حاضر، یک شیوه بسیار کهنه و با کارایی بسیار کم ارزیابی می‌شود.

          در «نظام پیشنهادها» براساس نیاز سازمان و نیز به طور آزاد، برگهای پیشنهاد طراحی شده و در مکانهای پر رفت و آمد سازمان قرارداده می‌شود تا اعضاء هر وقت که بخواهند با تکمیل آن، پیشنهاد خود را به طور مکتوب ارایه دهند. از نظر ساختاری نظام پیشنهادها، وجود «دبیرخانه» و «ستاد اجرایی» که کار بررسی پیشنهادها و امور اجرایی نظام را بر عهده می‌گیرد، ضروری است. همچنین یک «ستاد مرکزی» نیز با حضور بالاترین مقام سازمان، نمایندگان اعضاء، دو نفر از اعضای ستاد اجرایی و معاون اداری-مالی سازمان تشکیل می‌شود تا ضمن تصویب نهایی تصمیم‌گیریهای ستاد اجرایی، آنها را برای اجرا ابلاغ کنند.

          با اجرای نظام پیشنهادها، انبوهی از ایده‌ها و نظرهای اعضاء به صورت رایگان ، سازمان را از پشتوانه فکری قوی و انبوه بهره‌مند می‌سازد و آثار بسیاری همچون تقویت حس مشارکت و احترام به خود در بین اعضاء را نیز در پی دارد.

          در نظام پیشنهادها، از کلیه پیشنهادهای اعضاء استقبال می‌شود و به پیشنهادهای غیرقابل قبول به طور مکتوب و با تقدیر و تشکر پاسخ منطقی داده می‌شود به پیشنهادهای مناسب نیز براساس درجه اهمیت جوایز مناسب تعلق می‌گیرد.

          باید خاطرنشان ساخت کار بررسی پیشنهادها در کمیته اجرایی نظام پیشنهادها، از طریق گروههای کارشناسی صورت می‌گیرد که این گروهها براساس موضوعهای فعالیتی سازمان شکل می‌گیرد.

          روابط عمومی می‌تواند در پایان هر سال به صاحبان بهترین پیشنهادها، در مراسمی با حضور مسئولان سازمان، پیشنهاد دهندگان و خانواده‌های آنها، جوایزی را تقدیم کنند.

          همچنین، انتشار «کتاب پیشنهادها» می‌تواند در تکمیل کار پیشنهادگیری، آثار مناسبی را برجای بگذارد.

نظرات  (۰)

هیچ نظری هنوز ثبت نشده است

ارسال نظر

ارسال نظر آزاد است، اما اگر قبلا در بیان ثبت نام کرده اید می توانید ابتدا وارد شوید.
شما میتوانید از این تگهای html استفاده کنید:
<b> یا <strong>، <em> یا <i>، <u>، <strike> یا <s>، <sup>، <sub>، <blockquote>، <code>، <pre>، <hr>، <br>، <p>، <a href="" title="">، <span style="">، <div align="">
تجدید کد امنیتی
  • کد نمایش افراد آنلاین